Zehn simple Tipps für Slack, die euer Leben leichter machen

Selten gehen Name und Anspruch einer Software so weit auseinander wie bei Slack. Ein Slacker ist ein Mensch, der es mit der Arbeit nicht so ernst nimmt. Die Software Slack dagegen ist im Kern ein Messenger, der die Arbeit im Team verbessern soll: Gruppenchats statt E-Mails, Direktnachrichten statt Anrufe, animierte Gifs und Emojis als lässige Antworten auf stressige Fragen.

Damit ist Slack extrem erfolgreich. Mehr als acht Millionen Menschen nutzen Slack nach Angaben des Unternehmens, mehr als drei Millionen zahlen für die Premium-Version, um zusätzliche Features freizuschalten. Das sorgt für mehr als 200 Millionen US-Dollar Umsatz im Jahr und Slack fehlt in keinem Best-of von Produktivitäts-Apps. Doch auch aus der kostenlosen Version von Slack könnt ihr praktische Funktionen herauskitzeln, mit denen ihr nicht gerechnet hättet: Es reichen ein paar Tricks, versteckte Kommandos und Plugins, schon wird Slack zu einer mächtigen Team-Software, die euch den Arbeitsalltag deutlich einfacher macht.

Natürlich könnt ihr auch weiterhin das vor Lachen weinende Emoji nutzen. Um auf Slack zu trumpfen, könnt ihr aber auch neue Emojis erschaffen, die anschließend alle anderen im Team verwenden können. Ihr habt schon immer von einem Pikachu-Emoji geträumt oder möchtet die unvergessliche Mine eures Chefs als Emoji nutzen? Auf Slack ist das möglich.

Dazu müsst ihr zunächst in die Webversion wechseln, indem ihr euch in eurem Browser bei eurem Slack-Workspace einloggt und folgende URL öffnet: https://TEAMNAME.slack.com/customize/emoji. Dort könnt ihr dann euer neues Emoji als Bilddatei hochladen. Es sollte quadratisch und nicht höher und breiter als 128 Pixel sein.

Am besten sehen die neuen Emojis aus, wenn ihr ein Bild im PNG-Format mit durchsichtigem Hintergrund wählt und das Motiv auch gut zu erkennen ist, wenn es stark verkleinert wurde. Wenn eure Photoshop-Skills nicht so ausgefeilt sind, könnt ihr einfach auch bei Google suchen, zum Beispiel nach "Otter Emoji PNG". Dann gebt ihr dem Emoji noch einen oder mehrere Namen, etwa ":otter:". Unter diesem Kürzel können später alle Nutzer das Emoji in ihre Chats einfügen, es wird aber auch in der Emoji-Liste erscheinen.

An der gleichen Stelle könnt ihr dem Slackbot, dem vorinstallierten Helfer der Software, individuelle Antworten beibringen: Der Bot meldet sich dann immer, wenn ein bestimmtes Wort in einer Unterhaltung fällt. Ihr könntet ihm also beibringen, automatisch dieses YouTube-Video einer Simpsons-Szene zu posten, sobald irgendjemand im Chat 'Salat' schreibt. Oder praktischer: Die Erwähnung von 'Support' könnte auslösen, dass der Slackbot alle Mitarbeiter des Support-Teams anpingt. Weil zu quatschige Slackbot-Antworten aber schnell nerven, solltet ihr sie dosiert einsetzen. Glaubt uns, wir wissen, wovon wir reden.

Der Slackbot kann euch unter anderem an Termine und Aufgaben erinnern, und das könnt ihr ihm direkt aus dem Nachrichtenfeld heraus beibringen. Tippt ihr etwa /remind me Blumengießen every friday 13:00, schickt euch der Bot jeden Freitag um Punkt 13 Uhr die Erinnerung, eure Büropflanze zu wässern. Mit den passenden Befehlen könnt ihr nicht nur euch selbst, sondern auch andere Teammitglieder (Befehl: @NAME) oder ganze Channels (Befehl: #CHANNEL) an etwas erinnern.

Außerdem kann der Slackbot euch an einzelne Nachrichten oder Dateien erinnern, auf die ihr später nochmal zurückkommen wollt. Klickt dazu einfach mit der Maus über eine Nachricht, wählt "Weitere Aktionen" und "Erinnere mich daran". Eine Übersicht eurer Erinnerungen öffnet ihr mit dem Befehl /remind list.

Vielleicht wisst ihr, dass ein Sternchen *vor und nach einer Wortfolge* diese fettet. Oder, dass _ Worte mithilfe von Unterstrichen kursiv_ werden. Wenn ja, seid ihr schon ein Slack-Scherge Level 2. Aber wusstet ihr auch, dass ihr Sternchen und Unterstriche gar nicht selbst tippen müsst? Ihr könnt sie automatisch setzen mit den Tastenkombinationen Apfel+B (Mac) und Strg+B (Windows) sowie Apfel+I und Strg+I.

Wenn eure Slacknachricht besonders lang wird, könnt ihr daraus eine Aufzählung bauen. Bulletpoints bekommt ihr über die Tastenkombination Apfel/Strg+Umschalttaste+8, eine Aufzählung mit Nummern über Apfel/Strg+Umschalttaste+7. Absätze macht ihr mit Umschalttaste+Enter.

Damit Slack etwas als Zitate im Blocksatz formatiert, setzt ein Größer-Als-Zeichen (>) voran. Und wenn ihr den früheren Beitrag einer Kollegin zitieren möchtet, könnt ihr auf die Uhrzeit des Beitrags klicken und dort den Link kopieren. Mit ein bisschen Ausprobieren erreicht ihr mit diesen Tricks das höchste Level der Slack-Formatierung!

Slack ist zwar in erster Linie für schriftliche Kommunikation gedacht, aber über die Software lässt sich seit 2016 auch telefonieren, neudeutsch heißt das Voice-over-IP (VoIP). Ihr könnt jeden Kontakt aus eurem Team anrufen, indem ihr auf den Namen oder auf das Telefon-Symbol im Chat-Fenster klickt. Die Sprachqualität ist ziemlich gut.

Wenn ihr oder euer Unternehmen für Slack bezahlt, erhaltet ihr noch zwei weitere Funktionen: Erstens könnt ihr dann auch Gruppenanrufe starten, indem ihr einfach komplette Slack-Channels anruft. Jedes aktive Mitglied des Channels kann dann entscheiden, ob er oder sie sich in das Gespräch einklinkt.

Zweitens könnt ihr euren Bildschirm mit anderen im Team teilen, es reicht ein Klick im Anruffenster auf "Bildschirm teilen". Das funktioniert aber nur in der Desktop-Version von Slack. Wenn ihr wollt, können andere Teammitglieder dann sogar auf eurem Bildschirm zeichnen, etwa um Zahlen in einer Präsentation hervorzuheben. Oder ihr gebt euren Bildschirm komplett frei, damit andere in eurer Präsentation vor- und zurückblättern.

"Wer kommt um zwölf mit in die Mittagspause?" – eine Frage wie diese kann einen Gruppenchat schnell überquellen lassen. Die Kollegen stellen Rückfragen und machen Gegenvorschläge: Anstrengend. Lösen lässt sich das mit dem simplen, aber praktischen Umfrage-Tool Simple Poll. Es ist eine von mittlerweile Hunderten Slack-Erweiterungen.

Installiert wird Simple Poll wie jede Slack-App über den App-Store von Slack. Dabei verlangt die App erst einmal ein paar Berechtigungen – logisch, denn sie muss euch ja Nachrichten schicken dürfen. Das heißt zwar nicht, dass eine App sofort Zugriff auf eure privaten Nachrichten hat. Trotzdem solltet ihr bei jeder App prüfen, welche Berechtigungen sie will und ob ihr das wirklich zulassen möchtet.

Ist Simple Poll installiert, könnt ihr mit einem simplen Befehl Umfragen in einem Chat oder Channel erstellen, zum Beispiel: /poll "Was wollen wir lunchen?" "Döner" "Risotto" "Pizza" "Salat". Klickt eine Kollegin auf eine Antwortoption, wird ihr Name direkt daneben angezeigt. Einen Überblick über alle installierten Anwendungen findet ihr unter https://TEAMNAME.slack.com/apps/manage.

Gerade in größeren Teams weiß man häufig nicht, wer drei Tische weiter sitzt. Und dann gibt es diese unangenehmen Gespräche in der Kaffeeküche mit Kollegen, zu denen man zwar nett sein will – aber über die man einfach nichts weiß. All das ändert sich mit Donut: Die App erstellt einen eigenen Channel und verkuppelt alle paar Wochen zwei zufällig ausgewählte Mitglieder zum gemeinsamen Kaffee- oder Lunch-Date. Die Auserkorenen werden von dem Donut-Bot angeschrieben und können dann untereinander einen Termin ausmachen. Als guter Matchmaker fragt Donut auch nochmal nach, ob alles geklappt hat.

Selbst wenn am Ende kein Treffen herausspringt, sorgt Donut wenigstens dafür, dass zwei Kollegen ein paar Nachrichten austauschen. Das ist dann zumindest ein Gesprächsthema, wenn man sich das nächste Mal an der Kaffeemaschine trifft. Donut ist zunächst kostenlos; wer dafür bezahlen möchte, erhält weitere Funktionen wie etwa Restaurant-Tipps.

Mit RSS-Feeds könnt ihr die Neuigkeiten von Dutzenden Websites extrem einfach in einer einzigen App bündeln. Viele finden das altmodisch und nerdig, andere lieben es. Google dachte offenbar, dass RSS-Feeds keine Zukunft haben und hatte im Jahr 2013 seinen RSS-Feedreader eingestampft. Aber Slack hält der Technologie die Treue und lässt sich mit ein paar Klicks in einen RSS-Reader verwandeln.

RSS installiert ihr wie alle anderen App-Erweiterungen bei Slack. Dann könnt ihr euren Workspace mit Feeds füttern, etwa mit dem von Motherboard: https://motherboard.vice.com/de/rss. Natürlich könnt ihr auswählen, in welchen Slack-Channel die Feeds einlaufen. Insgesamt ist die RSS-Funktion von Slack natürlich weniger mächtig als die eines ausgefeilten Readers wie etwa Feedly. Aber ihr spart euch dadurch, während der Arbeit eine zweite Anwendung zu öffnen.

Mit etwas Know-How könnt ihr übrigens nahezu alles in euren Slack-Workspace gießen. Über Tools wie IFTTT oder Zapier könnt ihr einrichten, dass Tweets oder Instagram-Fotos mit einem bestimmten Hashtag, zum Beispiel #motherboard, automatisch in einem Channel gepostet werden. Ihr könnt auch eure Reddit-Mentions in Slack einlaufen lassen oder eure tägliche Agenda von Wunderlist. Dafür braucht ihr nur einen Account bei IFTTT oder Zapier und die entsprechenden Slack-Erweiterungen. Probiert es aus!

Um euren Google-Kalender mit Slack zu verbinden braucht ihr nicht einmal eine Erweiterung. Die Funktion bietet Slack von Haus aus an, und sie ist wirklich praktisch: Ihr könnt euch von Slack an Termine erinnern lassen, oder euch an jedem Morgen zur gleichen Uhrzeit eure Tagesagenda schicken lassen. Funktionen wie diese machen Slack so mächtig, da ihr nicht mehr ein halbes Dutzend verschiedene Programme für euren Arbeitsalltag verwenden müsst.

Auf der oben verlinkten Seite der Kalenderintegration müsst ihr bloß den Google-Kalender auswählen, den ihr mit Slack verbinden möchtet und alles weitere einstellen – etwa, in welchem Channel die Terminerinnerungen landen sollen. Leider könnt ihr nicht einfach so neue Termine von Slack aus in euren Google-Kalender eintragen. Aber Slack wäre nicht Slack, wenn es nicht auch dafür eine Erweiterung gäbe, zum Beispiel Calbot: Einmal installiert, könnt ihr mit einfachen Befehlen wie /calbot add Mittagessen mit Sebastian at 12:00 einen Termin in den Google-Kalender schreiben.

Ebenfalls auf Motherboard: Der Alienforscher, der seinen Kollegen einen Funkspruch voraus ist

Egal, wie praktisch eine Team-Software ist: Schon nach einigen Wochen sammeln sich dort so viele Nachrichten an, dass ihr ohne eine gute Suchfunktion verloren wärt. Auch Slack hat dieses Problem, weshalb die Entwickler daran arbeiten, die Suche immer weiter zu verbessern.

Um zu suchen wie ein Profi, könnt ihr sogenannte Parameter lernen, die eure Anfrage verfeinern. Ihr könnt zum Beispiel ähnlich wie bei Google nach einer genauen Formulierung suchen, indem ihr die Suchanfrage in Anführungszeichen setzt: "YouTube-Star". Mit dem Sternchen (*) könnt ihr sogenannte Wildcards nutzen. Das heißt, die Suchanfrage 'Verfassungs*' liefert euch Ergebnisse wie 'Verfassungsbruch', 'Verfassungsschutz' und so weiter.

Ihr habt noch immer nicht gefunden, was ihr sucht? Dann braucht ihr weitere Suchtricks. Wenn ihr wisst, in welchem Jahr und in welchem Channel ein Beitrag erschienen ist, tippt ihr: SUCHBEGRIFF in:#CHANNELNAME before:2018 after:2016 ein.

Ihr wisst noch genau, von wem der Beitrag war, aber nicht wann? Dann sucht: SUCHBEGRIFF from:@NUTZER, oder wenn es sich um eine private Nachricht gehandelt hat: SUCHBEGRIFF dm:@NUTZER. Ihr könnt sogar nach Inhalten suchen, die ein bestimmtes Emoji enthielten: SUCHBEGRIFF has::EMOJINAME:. Und wenn ihr nach Dateien sucht, könnt ihr deren Typ gleich bei der Suche mit angeben, etwa: type:PDF SUCHBEGRIFF.

Mit diesen Parametern im Hinterkopf durchforstet ihr euer Slack-Archiv deutlich schneller. Ein weiterer Tipp, um wirklich wichtige Dokumente und Nachrichten gar nicht erst suchen zu müssen: Markiert sie entweder als Favorit (im Nachrichtenfenster mit einem Stern versehen) oder pinnt sie an einen Channel an (im Nachrichtenfenster auf 'Weitere Aktionen' und dann 'an Channel anpinnen').

Schlimm genug, wenn ein Dieb euer Smartphone erbeutet – aber die Slack-Nachrichten und Firmengeheimnisse eures Teams soll er nun wirklich nicht lesen. Damit es nicht so weit kommt, könnt ihr euch im Notfall über die Slack-Website aus allen offenen Sessions abzumelden. Wer dann Slack auf dem Smartphone oder Laptop öffnet, muss sich erneut einloggen.

Das ist natürlich auch hilfreich, falls ihr Slack auf einem öffentlichen Computer verwendet und vergessen habt, euch auszuloggen. Den entsprechenden Notfall-Button findet ihr unter https://TEAMNAME.slack.com/account/settings. Auf der gleichen Seite könnt ihr übrigens auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten. Wir wissen, das klingt mühsam, aber es macht euren Account um einiges sicherer. Und jetzt zurück an die Arbeit, ihr Slacker!

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