Sejarah PDF Menjadi Format File Paling Penting di Dunia

Artikel ini pertama kali tayang di Motherboard.

Portable Document Format, atau PDF, ada di mana-mana. Tapi format ini masih bikin pusing orang kebanyakan.

Salah satu yang ternyata pusing gara-gara PDF adalah Paul Manafort, manajer kampanye Trump. Dia termasuk elit politik, dan kuliahnya juga di kampus keren, nyatanya dia juga tersandung masalah sama PDF seperti kita-kita.

Penasihat Khusus Departemen Keadilan Robert Mueller mengajukan dakwaan anyar terhadap Manafort karena diduga terlibat kolusi bersama pemerintah Rusia. Skandal tim kampanye Trump dan Rusia adalah peristiwa yang sedang terus disorot media massa Negeri Paman Sam.

Mueller menemukan bukti bila Manafort bersama koleganya, Richard Gates, berkolaborasi memodifikasi sebuah dokumen PDF soal komunikasi dengan pejabat Rusia. Mereka mengubah dokumen tersebut menjadi format Word, mengganti angka dalam dokumen tersebut, lalu mengubah kembali dokumen tersebut menjadi format PDF.

Hal ini menurut penyidik kejaksaan AS, sebagai "jejak kertas", yang dipakai buat mendukung dakwaan Mueller terhadap Manafort.

Jarang sekali PDF mendapatkan perhatian yang besar dari media kalau bukan karena ulah Manafort. Kisah asal usul PDF memang lebih membosankan ketimbang MP3, yang proses pembuatannya memicu kontroversi gara-gara rekaman akapela Suzanne Vega dalam “Tom’s Diner" melahirkan pertempuran hukum brutal.

Bagaimanapun PDF punya kisahnya sendiri. Artikel ini adalah rangkuman sejarah tentang format data yang ternyata bakal terus bermanfaat di masa mendatang. Inilah alasannya.

— John E. Warnock, salah satu pendiri perusahaan perangkat lunak Adobe, mendiskusikan pemikirannya seputar kebutuhan sebuah format dokumen sederhana dalam esai yang mengungkapkan keberadaan The Camelot Project (yang, tentu saja, sekarang bisa kita akses lewat format PDF). Warnock juga bertanggung jawab atas pengembangan bahasa scripting dokumen PostScript Adobe. Dia mencatat bahwa PostScript dan bahasa turunannya Display PostScript terlalu berat untuk kebanyakan komputer yang dibuat pada waktu penulisan esainya, yakni sekitar awal tahun 1990. “Solusi-solusi Display PostScript dan PostScript merupakan solusi jangka panjang yang tepat seiring dengan peningkatan daya mesin-mesin. Namun solusi ini tidak terlalu membantu bagi mayoritas pengguna dewasa ini dengan mesin-mesin mutakhir,” ujarnya.

Bersamaan dengan momen Warnock dan kolega-koleganya di Adobe mencoba mencari tahu permasalahan-permasalahan rumit dari proses penciptaan format file sederhana, Badan Pajak Amerika Serikat (IRS) sedang mengalami masalah berat. Kedua pihak ini akan berkolaborasinya nantinya. Adobe ingin menciptakan jenis file baru yang dapat membaca dokumen-dokumen pada komputer orang-orang secara mudah. Sementara IRS ingin menghilangkan permasalahan tahunan saat bekerja sama dengan Kantor Pos AS.

Pada dasarnya, setiap tahun sebelum musim pelaporan pajak, IRS akan mengirimkan formulir-formulir pajak kepada ratusan juta orang di seluruh wilayah Amerika Serikat. Pengiriman tahunan ini adalah, tiap tahun melayani 110 juta individu setiap tahunnya, menurut artikel New York Times pada 1991. IRS berhadapan dengan kode pajak yang rumit, harus mengelola dan mengatasi berbagai pengecualian dan formulir-formulir yang berbeda, baik melibatkan bisnis ataupun wajib pajak orang pribadi.

Pengiriman formulir pajak lewat pos bukan hanya mubazir. IRS membencinya, begitu pula orang-orang di kantor pos. Pengiriman sekian juta formulir merepresentasikan sejenis mimpi buruk logistik.

Dalam kondisi seperti inilah, format semacam PDF bisa sangat bernilai. Sebetulnya sudah ada solusi-solusi software di pasaran pada saat itu—di antaranya Turbo Tax, untuk PC dan MacInTax untuk Mac. Sayangnya pengguna komputer di Amerika kebanyakan belum mempercayai komputer buat menghitung pajak. Akhirnya tercetus ide: kompromi terbaik adalah jika formulir-formulir tersebut bisa dicetak mandiri oleh wajib pajak.

Untungnya, Adobe akhirnya siap dengan temuan barunya ketika IRS sedang butuh. Pada akhir 1992, perusahaan tersebut pertama kali menunjukkan teknologi PDF, memakai nama Acrobat, di pameran dagang COMDEX. Pers saat itu menulis soal Acrobat penuh antusiasme, karena format data tersebut merepresentasikan kemampuan menerima dokumen sebagaimana jika ditampilkan dalam format cetak—itupun kalau perlu dicetak. Hal tersebut bahkan disebut sebagai “Best of the Show” pada tahun itu.

Walaupun media kini memuji temuan perusahaannya, Warnock mengakui pendekatannya menyelesaikan masalah kertas langsung dengan usulan data digital secara agresif tidak langsung tepat sasaran. Orang-orang pada awal dekade 90'an masih tergantung pada kertas.

“Saat Acrobat diumumkan, dunia belum paham. Mereka tidak paham pentingnya mengirim dokumen-dokumen secara elektronik,” ujar Warnock pada sebuah wawancara tahun 2010 bersama Knowledge@Wharton.

Faktanya software anyar Adobe memiliki kegunaan yang sempurna untuk membuat format digital formulir IRS, dan juga segala perusahaan lain di Amerika.

Video promosi Adobe Acrobat 1.0

Adobe memiliki potensi solusi untuk memgurangi kertas yang diproduksi oleh kantor-kantor di seluruh dunia. Dan karena Adobe secara de facto memiliki standar pasar dengan PostScript, jadinya lebih mudah. Ngerti lah arahnya ke mana.

Menurut NetworkWorld, IRS sudah mendistribusikan formulir dalam format PDF pada awalan 1992, sebuah tindakan yang membantu membangun momentum di balik format tersebut.

Namun satu elemen hilang, dan elemen tersebut adalah web, yang membuat konsep mengakses dokumen pajak relatif lebih mudah. Dan pada musim pajak 1996, elemen tersebut sudah siap digunakan, karena Internal Revenue Service menambah kapasitas server webnya—komplit dengan lebih dari 600 dokumen siap untuk diunduh dalam format PDF, menurut sebuah kolom tahun 1996 dari guru tech Komando.

Sebuah studi kasus pada situsweb Adobe mencatat bahwa IRS sepenuhnya menggunakan PDF saat ini, memberikan salinan-salinan dari softwarenya kepada lebih dari 100,000 pegawai pada 2001, dan menghemat jutaan dolar biaya cetak dalam prosesnya.

Di samping menghemat waktu dari mengirimkan formulir-formulir tersebut, PDF membantu perusahaan menghemat energi dengan membuat material lebih mudah ditemukan dalam audit. Alih-alih harus menyimpan file dalam kabinet, sekarang file tersebut bisa diakses secara elektronik oleh pemeriksa dan auditor pajak.

“Dari segi kepuasan pegawai saja, Acrobat sangat sepadan,” ujar pejabat IRS pada Adobe. “Di samping itu kami juga mudah untuk mendokumentasikan administrasi dan tidak perlu tempat penyimpanan kertas, dan jelas bahwa Acrobat dan Adobe PDF memberikan keuntungan bagi agensi dan orang-orang yang kami layani.”

Kutipan tersebut terasa berlebihan. Namun faktanya IRS merupakan mikrokosmo bisnis dunia yang lebih luas. Format PDF, dalam waktu yang singkat, menjadi salah satu cara yang paling penting bagi pebisnis untuk membagi dokumen-dokumen. (Kalangan akademisi tentu saja, langsung ikutan.)

PDF menyederhanakan pekerjaan administratif. Dokumen apapun dapat dengan mudah menggabungkan aset seperti font dan gambar, mengatasi salah satu permasalahan paling rumit dari urusan percetakan. (Tentunya, kamu tidak bisa membuat perubahan dalam format PDF.) Bahkans setelah sekian pengembangan, PDF bisa memakai fitur search dan bisa diedit.

Faktor terpenting, berkat kebutuhan IRS, file PDF “bisa diisi.” IRS membuat versi formulir pajak yang memungkinkan pengguna untuk mengisi nomor dan membubuhkan tanda tangan mereka.

Meskipun tidak seringan file teks dan tidak sefleksibel HTML, format ini lebih mudah dari PostScript bagi pengguna komputer awam.

Karena itulah PDF menjadi solusi jangka panjang bagi segala macam kebutuhan data umat manusia.

— Kutipan dari naskah pembuka the ISO 32000-1 standard, versi standar spesifikasi PDF lengkap pertama yang terbit pada 2008. Pada saat Adobe pertama kali menciptakan PDF pada 1993, mereka membiarkan format tersebut terbuka agar perusahaan lain bisa tetap menggunakannya, yang mengizinkannya untuk menjadi standar sesungguhnya. (Adobe sebagian besar digunakan untuk alat kreatif). Akhirnya memasuki 2007, Adobe bekerja sama dengan International Standards Organization untuk menciptakan standar terbuka untuk teknologi tersebut bagi pengguna di seluruh dunia.

Mari kita akui ini: Standardisasi sangat membosankan.

Sayangnya, standardisasi sangat penting dalam pengarsipan. Alasannya, jika kita mengubah cara membuat dan menyimpan mikrofilm, maka mikrofilm akan sulit digunakan kembali.

Tapi, ini juga meliputi dua sisi. Ada hal-hal yang belum tentu kamu ingin keluar dari standar. Misalnya, kamu tidak peduli dengan interaktivitas karena ingin mendigitalkan dokumen yang sudah ada sejak ratusan tahun lalu.

Meskipun begitu, kamu tetap membutuhkan kerapian format, seperti kemudahan dalam mencari teks. Dan kamu harus memastikan filenya sangat kompatibilitas, dan bisa bekerja di berbagai versi.

Inilah alasan mengapa format PDF/A diciptakan pada 2005. Tidak seperti format PDF biasa yang dirancang untuk komputer, PDF/A dirancang agar file bisa diubah atau dibuat ulang, dan untuk mengubah dokumen yang sudah dicetak apabila file asli sudah hilang.

“Pada file format PDF/A terdapat unsur-unsur yang sama dalam membuat dokumen, seperi font, warna, gambar, dll. PDF/A juga merupakan standar ISO, yang menjamin bahwa generasi perangkat lunak masa depan bisa membuka dan membuat file PDF/A,” kata Shawna McAlearney, spesialis pemasaran di Appligent Document Solutions, dalam FAQ di situs web PDF Association.

Format ini bisa menjadi pilihan yang tepat bagi organisasi seperti Internet Archive dan Library of Congress, yang menyimpan data dan informasi untuk waktu lama dan membutuhkan file yang bisa dibaca bahkan setelah 30 tahun kemudian. Sayangnya metode ini menimbulkan kontroversi pada masa pengarsipan, seperti saat format ditambahkan fitur penyisipan file seperti dokumen spreadsheets dan HTML pada 2012.

Dampaknya PDF/A banyak dikritik. Dalam studi yang membahas masalah ini, Marco Klindt dari Zuse Institute Berlin memaparkan beberapa masalah yang ada di format dari sudut pandang pengarsipan, seperti tidak praktis digunakan.

(Seorang pakar, Jakob Nielsen, yang juga sangat menentang penggunaan PDF karena alasan yang sama, menjelaskan di situs web konsultasinya: “PDF hanya bagus untuk mencetak dokumen. Jangan gunakan PDF saat presentasi online.”)

Klindt, yang memaparkan masalah hukum dan integritas PDF, menunjukkan keinginan banyak pihak menyimpan format yang sesuai membatasi diskusi apakah format itu benar-benar bisa dipakai untuk jangka panjang.

“Kebiasaan menggunakan PDF membuat penggunaan PDF/A dianggap sebagai solusi di bidang pengarsipan digital,” tulisnya. “Fakta ini mungkin telah meredam tuntutan orang untuk mencari dan mengembangkan wadah konten yang lebih cocok untuk penelitian (teks dan data) yang bisa diubah.”

Meskipun begitu, saya sudah mengunggah PDF sekitar 300 MB selama beberapa tahun belakangan. Ada beberapa dokumen online yang tidak ada hubungannya dengan PDF. Saya rasa tidak ada salahnya menghargai bagaimana format ini mampu mendigitalkan dan melindungi berbagai dokumen lama.

Dalam waktu 50 tahun, file-file PDF ini, meski masih memiliki kekurangan, bisa mendokumentasikan sejarah dengan bantuan situs web. Dan berbeda dari kertas, file PDF tidak akan robek atau rusak.

Sejarah generasi kita di masa mendatang sangat mungkin nantinya dalam format PDF.

— Warnock, saat diwawancarai Knowledge@Wharton tentang awal kemunculan Acrobat. Kita masih meremehkan bahwa PDF bisa ditemukan di mana saja secara online, namun ada baiknya format PDF diperbarui, sebuah langkah yang disebut Warnock sebagai “pilihan yang sangat berisiko.” (Mereka menghabiskan banyak uang untuk Acrobat.) Tetapi keputusan untuk tetap berhubungan dengan klien dan membuatnya gratis pada akhirnya membuktikan kunci kesuksesan Adobe sebagai sebuah perusahaan. Meskipun orang mungkin lebih cepat memikirkan Photoshop saat mereka mendengar kata Adobe, sebuah perangkat lunak keluaran 2013 dari pendiri Adobe oleh almamaternya, University of Utah, yang memberikan kesuksesan pada perusahaan. “PDF membuat Adobe dikenal,” kata jurnalis Jason Matthew Smith.

Kembali ke Manafort, apakah ada cara berbeda yang bisa dia lakukan untuk mencegah kegagalan memalukan yang dia alami?

PDF Association menjawab "iya."

Mengubah fike dari Word ke PDF dalam format yang bisa dilacak, perangkat lunak seperti Adobe Acrobat bisa digunakan untuk mengubah teks yang ada di file!

Asosiasi mengatakan:

Itu berarti mengubah PDF berpotensi mengakibatkan skandal politik.

Selama proses penciptaannya, sampai akhirnya dipakai massal, PDF memang tidak pernah tersandung masalah hukum, tetapi setidaknya ada sedikit skandal. Kegagalan Manafort saat menggunakan format data ini di tahun-tahun awal kelahirannya menyoroti seberapa umum masalah terkait PDF sering terjadi.