Come non lasciarti abbrutire dallo smart working

In questi giorni lo “smart working da coronavirus” è tema caldo e oggetto di dibattito tra giornalisti e imprenditori, felici di dire la loro su quella i telegiornali che definiscono candidamente la "nuova modalità lavorativa."

Nel frattempo le aziende cercano affannosamente di riorganizzarsi con scelte spesso discutibili, come limitare le retribuzioni per le giornate di “lavoro da casa” (come se le attività svolte valessero di meno a seconda del luogo in cui le svolgi) oppure obbligando i dipendenti a prendersi le ferie, salvo poi restare a disposizione. Intanto gli smart worker improvvisati pubblicano foto seduti sul divano, col laptop sulle ginocchia e il gatto che cammina sulla tastiera, oppure immagini delle proprie riunioni via Skype.

Per venire incontro a tutti quelli che si approcciano per la prima volta al lavoro da remoto—ma senza voler fare una guida da guru della produttività!—abbiamo parlato con alcuni veterani dello smart working per capire come si sono organizzati negli anni, che consigli si sentono di dare ai neofiti e come evitare di farsi un panino ogni mezzora.

Nota: questa guida vale sempre, ma ora che siamo tutti chiusi a casa siamo certi potrà tornare utile anche a chi non sta lavorando. Tenendo a mente che l'importante è preservare la propria salute, fisica ma anche mentale.

Uno degli aspetti più problematici è sicuramente quello di incappare in ritmi troppo sballati e di lasciarsi andare ad abitudini svilenti come lavorare tutto il giorno in pigiama o sdraiati sul letto. Ma se proprio sai che nell'arco della giornata ti ci ritroverai stravaccato col pc sopra, almeno rifallo e cambiati. Non devi per forza essere vestito da lavoro, l'importante è non stare col pigiama h24.

“Inutile girarci intorno: il lavoro da remoto richiede un po’ di disciplina e forza di volontà,” spiega Filippo, consulente SEO, che lavora da casa da circa cinque anni: “Io cerco di non lavorare mai dal letto e di avere uno spazio di lavoro specifico che non coincida con quello del relax, anche se ammetto che le fasi di lavoro più ripetitive e meno di concetto le svolgo dove capita, anche dal divano con la tv accesa.”

Insomma, l'importante qui non è essere perfetti, ma darsi una struttura. Evita quindi di lavorare appena aperti gli occhi, di impostare la sveglia cinque minuti prima dell'orario in cui entreresti in ufficio o di controllare la mail ancora da supino. Per Sara (@saraporro), giornalista enogastronomica che lavora da casa da circa otto anni, sono stati decisivi i suoi cani: “La mattina mi alzo, mi lavo, indosso qualcosa ed esco col cane. Per chi non ha cani le alternative sono fare un po’ di sport o colazione in tutta calma [al bar, in tempi migliori]: l’importante è iniziare la giornata con un po’ di struttura.”

“Ora ho una bambina di un anno e mezzo,” continua Sara: “la mia routine è stata sconvolta e ammetto che lavorare da casa con un bimbo molto piccolo—soprattutto in questo periodo, con i nidi chiusi—non è per niente facile. Al momento io e il mio compagno ci alterniamo nel lavorare perché è impossibile fare diversamente.”

“A chi mi dice che non potrebbe mai lavorare da remoto rispondo che è utile rifarsi a come ci si gestiva da studenti”, spiega Filippo: “anche all’università non si avevano orari fissi e ci si doveva organizzare autonomamente: lo smart working non è molto diverso.”

Prendere un ritmo di lavoro equilibrato non è facile, soprattutto all’inizio. Un rischio evidente è fare troppe pause (“Quasi quasi mi metto su un caffè”) o, al contrario, restare bloccati al computer finché non si finisce tutto, anche solo per inerzia (“Vado in bagno appena finisco qui”). Un aspetto importante è avere molto chiaro ogni giorno cosa si deve fare—e in questo viene in aiuto avere una to do list molto aggiornata.

Secondo gli intervistati, alla radice dello smart working e della sua gestione c’è la differenza tra lavorare a tempo o per obiettivi. Chi adotta il telelavoro, per esempio, ha spesso un monte ore da svolgere in remoto ma comunque abbastanza fisso. Per chi invece gestisce il proprio tempo in totale autonomia pensare per obiettivi è fondamentale.

“Quando lavori in ufficio,” spiega Filippo: “ti trovi spesso a spalmare il lavoro giornaliero su tutte le ore che hai a disposizione, come se stare nel luogo di lavoro ti rendesse automaticamente produttivo, scaricandoti la coscienza. Avevo colleghi che stavano in ufficio fino a mezzanotte, ma il giorno in cui avevano un impegno e dovevano alle 18, riuscivano a fare esattamente le stesse cose in metà del tempo. È importante darsi degli orari, ma non solo di inizio, anche di fine.”

Per Alessandro, motion graphic designer, la fine dell’orario lavorativo coincide con il ritorno a casa della sua ragazza. Anche se, come gli altri, pensa che la flessibilità degli orari sia un gran vantaggio, per cui se capita di avere più lavoro del solito si lavora di più e se invece la concentrazione scarseggia si è liberi di interrompere e cambiare attività, recuperando in un momento “più ispirato”.

Secondo Sara la discontinuità è bilanciata dall’opportunità di capire qual è il proprio ritmo personale, quali sono i propri orari più produttivi e il numero di ore che si riesce a lavorare prima che il cervello vada in fumo. “Nonostante mi consideri una lavoratrice a tempo pieno, io non arrivo alle 8 ore al giorno,” spiega. “Se l’alternativa è stare comunque nel luogo di lavoro non sei motivato a finire presto, mentre se non ti devi adattare agli orari di ufficio ti rendi conto che molte cose riesci a farle più rapidamente. Le 8 ore canoniche sono decisamente arbitrarie.”

Per tutti il weekend è “tendenzialmente” sacro, salvo casi particolari. “Io ho avuto un periodo abbastanza lungo in cui lavoravo anche il sabato,” racconta Filippo: “Ora tengo il sabato mattina come jolly, in cui recuperare eventuali arretrati.”

“All’inizio mangiucchiavo di continuo, ho semplicemente smesso di farlo,” spiega Sara. “Mentre si aspetta che la forza di volontà abbia il sopravvento si può sostituire lo snack con un tè o qualcosa del genere, perché spesso l’esigenza non è legata tanto al cibo quanto alla semplice necessità di staccare un attimo e di cambiare posizione del corpo.”

Per quanto riguarda i pranzi, sono tutti d’accordo che lavorare da casa sia un grande vantaggio, sia economico che qualitativo. “Lavorando da casa ti rendi conto di quanti soldi hai speso per mangiare malissimo,” dice Sara. “Io per esempio faccio una pausa, preparo un caffè e intanto che ci sono metto su una padellata di verdure. Ci sono molti piatti che puoi preparare mettendoci pochissimo tempo attivo ma che richiedono magari cotture lunghe e da casa lo puoi fare comodamente.”

Ma se sei agli inizi e ancora devi ingranare, magari torna utile cucinare più pranzi che puoi per la settimana. Saranno utili quando ti sembrerà una fatica immane interrompere il lavoro e metterti ai fornelli, e ti auto-ringrazierai quando dovrai solo riscaldare il tutto.

Se prima la tua routine era scandita dagli orari d’ufficio e la casa era il luogo dell’ozio per eccellenza, è facile che il tuo cervello faccia fatica a convertirlo in un luogo “versatile”, che può passare dalla produttività al tempo libero e viceversa.

Per darsi un’impostazione più precisa viene spesso consigliato di “fabbricarsi” una postazione comoda e ben identificata, ma i nostri intervistati non sembrano sentirne particolarmente l’esigenza. Per Alessandro basta avere delle sedie adatte.

Chi vive con diversi coinquilini in termini di distrazioni incontra sicuramente più problemi, ma una soluzione, secondo Alessandro, è scegliere persone che facciano un lavoro simile e che quindi capiscano le tue esigenze.

Quando è in viaggio Filippo lavora un po’ ovunque, nei bar come sul letto di un ostello. La cosa più importante per lui è non essere interrotti. Le interruzioni più fastidiose per riguardano l’annoso problema della difficoltà altrui di concepire il lavoro da casa come lavoro a tutti gli effetti: “I miei, che viaggiano molto, mi chiedono per esempio: ‘Tu che sei a casa, mercoledì mi accompagni in aeroporto?’. Nessuno si sognerebbe di chiederlo a un lavoratore dipendente. La gente ha un po’ meno rispetto del tuo statuto di lavoratore. A volte mi chiedano: ‘Hai finito i tuoi lavoretti?’."

È forse il problema più sentito in queste ore, soprattutto quando la solitudine non può essere bilanciata dalla maggior voglia e possibilità di passare del tempo con gli amici.

In questo caso, può tornare utile organizzare delle conference call coi colleghi online, soprattutto quando risparmierebbe dei thread di mail pressoché infiniti e ti va di associare alle parole un volto. Questo tipo di attività possono anche spingere a tenere in ordine se stessi e la casa (la webcam non mente mai), attività che, se trascurate, possono avere effetti anche sul proprio umore e sulla salute mentale.

Per chi non riesce a concentrarsi se passa troppo tempo da solo con i propri pensieri, per chi trova stimolante essere circondato da altre persone che stanno lavorando a loro volta o che ha bisognosi mettere piede fuori casa, gli spazi di coworking (nonostante i costi spesso elevati) posso essere una buona soluzione. A meno di non essere in un periodo di pandemia.