De keerzijde van apps die je meer productiviteit beloven

Whitestone is een van mijn kennissen. Ze werkt voor een internationaal bedrijf in Zwitserland. Dat is een tijdrovende carrière met wekelijkse reisverplichtingen. Een van haar favoriete projectbeheertools is Jira, “een to-do-lijst, maar dan aan de steroïden”, zoals ze het omschrijft. “Mijn to-do lijst is ook wat ik leef en adem op het werk,” vervolgt ze. “Ik doe zoveel projecten tegelijkertijd, ik heb zoveel dingen die ik moet onthouden.” Haar favoriete apps zijn ook gesynchroniseerd met haar persoonlijke agenda, die ze deelt met haar vriend.

“En dan nu het ergste,” vervolgt Whitestone. Volgens haar zijn haar managementtools ook fundamenteel geworden in het bijhouden van andere onderdelen van haar leven – van afspraakjes tot reizen, van sportgewoontes tot endometriosesymptomen en zelfs willekeurige gedachten. Toen ze me haar apps liet zien, voelde het alsof ik toegang had gekregen tot haar hele privéleven. “Zolang me telefoon met vertelt wat ik moet doen, hoef ik niets te onthouden,” legde ze uit toen ik vroeg waarom deze apps zo nuttig voor haar zijn.

Organisatietools als Trello, Notion of Todoist zijn voor veel mensen bijna onmisbaar geworden in hun dagelijks leven, maar vinden hun oorsprong in de wereld van het bedrijfsmanagement. Veel ervan zijn gebaseerd op het Gantt-diagram, dat tussen 1910 en 1915 werd ontworpen door werktuigbouwkundig ingenieur en managementconsultant Henry Gantt om de productiviteit te verhogen en de industriële workflow te optimaliseren. Een ander populair model is de Kanban-methode, die in de jaren vijftig werd ingevoerd als onderdeel van Toyota's productiesysteem.

Edouard Polese (34) uit Parijs heeft een startup die autorijles verkoopt. Ook hij is verslaafd aan tools voor projectbeheer, zo erg zelfs dat hij zijn eigen app heeft gemaakt. “Ik gebruik dezelfde tools voor het beheer van bedrijfsstrategieën en voor het uitzoeken van kerstcadeaus,” zegt hij.

Het is makkelijk om hiervan te gruwen, maar Polese denkt dat dit hem juist veel helpt met zijn geestelijke gezondheid. “Het doel is om de mentale belasting te verlichten, te kalmeren,” zegt hij. “We worden tegenwoordig gedwongen om ons professionele en persoonlijke leven te mengen – onze hersenen vergeten niet automatisch wat er op het werk gebeurt, ook al is het negen uur ‘s avonds en zijn we thuis.”

“Sterker nog, als we mensen vragen wat ze leuk vinden en wat het belangrijkste voordeel is dat ze uit Todoist halen, is het dat het stress en angst vermindert,” zegt Amir Salihefendic, CEO van Todoist. “De meeste mensen hebben geen assistenten. De meeste mensen houden alles gewoon in hun hoofd en ik denk dat dat veel meer stress oplevert dan wanneer ze daadwerkelijk een assistent-app hebben die ze updaten en gebruiken.” Salihefendic, die claimt een “zeer slecht geheugen” te hebben, creëerde zijn app in 2007, toen hij een 22-jarige student computerwetenschappen was. Op dit moment heeft Todoist 20 miljoen gebruikers.

Voor Whitestone zijn zulke apps even onmisbaar voor haar geestelijke als haar lichamelijke gezondheid, omdat ze een auto-immuunziekte heeft en tijd moet inplannen om te rusten. “Veel mensen met een beperkt energieniveau of chronische pijn gaan uiteindelijk over hun grenzen,” zei ze. Als student negeerde Whitestone vaak tekenen van uitputting en eindigde dan met een burn-out of ziekte. “Ik ben iemand die werkt tot ze erbij neervalt,” zei ze. “En dus heb ik jaren geleden geleerd dat ik hersteltijd moet inplannen.”

Voor veel gebruikers zijn deze hulpmiddelen ook cruciaal om controle te houden over de zielsverpletterende eisen van het grote stadsleven. “In Parijs werd ik echt overweldigd door het ritme van het dagelijkse leven,” zegt Mathis Samba (29) die in de financiële wereld werkt, bij een adviesbureau. Hij leed eronder en zijn relatie met zijn vriendin ook. Het kwam zover dat de twee elkaar doordeweeks nauwelijks meer zagen. “Het was echt verschrikkelijk, gewoon te veel,” zei Samba.

Ondanks het hoongelach van vrienden en geliefden, besloot Samba uiteindelijk tijd vrij te maken voor afspraakjes met behulp van Family Wall, een app gespecialiseerd in het organiseren van het huiselijk leven. “We moeten ervoor zorgen dat we tijd voor onszelf nemen, evenals voor onze vrienden en collega’s,” aldus Samba. “Omdat we samenwonen, zien we elkaar altijd. Maar er is een groot verschil tussen elkaar zien en ook echt tijd met elkaar doorbrengen.”

Zoals je waarschijnlijk al doorhad, hebben de mensen die deze apps gebruiken allemaal iets gemeen: ze hebben vaak een baan op hoog niveau, wonen in steden en hebben een druk sociaal leven. Volgens Marc Bessin, onderzoeksdirecteur bij het Franse nationale centrum voor wetenschappelijk onderzoek (CNRS) en socioloog aan de school voor geavanceerde studies in de sociale wetenschappen (EHESS), is dat geen toeval.

“Als je geïnteresseerd bent in dit soort apps, ben je iemand met de middelen om je tijd in te delen,” zegt Bassinj. Dat is niet noodzakelijkerwijs het geval voor alle zeer drukke mensen, bijvoorbeeld een alleenstaande moeder die een laagbetaalde fulltime baan heeft en voor meerdere kinderen moet zorgen. “Je planning kunnen beheersen is iets waarmee je je onderscheidt in de wereld van vandaag,” vervolgde Bassin. “Deze apps zijn ontworpen voor de mensen die steeds meer controle wil hebben over hun leven.”

In werkelijkheid zijn deze apps dus niet voor iedereen – ze zijn vooral aantrekkelijk voor een zeer specifiek type mensen, die meestal werken in prestatiegerichte banen. Omer Perchik, CEO van Any.do, schat dat zijn bedrijf en zijn belangrijkste concurrenten samen slechts minder dan 5 procent marktpenetratie op hun naam hebben, wat betekent dat de overgrote meerderheid van de potentiële klanten deze tools niet gebruikt. “De categorie heeft over het algemeen een relatief hoge churn rate, niet omdat de producten niet goed zijn, maar omdat mensen over het algemeen uitstelgedrag vertonen,” aldus Perchik.

Salihefendic van Todoist was het daarmee eens. “De meeste mensen zijn eigenlijk heel erg slecht in het plannen en uitvoeren van dingen,” zegt hij. “Als je naar onze gegevens kijkt, zie je een sneeuwbaleffect waarbij mensen taken voor vandaag blijven toevoegen, ze niet afmaken en ze verplaatsen naar morgen. En dan hebben ze duizend taken voor één dag.”

Inderdaad, niet iedereen heeft de mentaliteit en liefde voor organisatie, maar de obsessie van onze maatschappij met productiviteit en optimalisatie kan ons het gevoel geven minderwaardig te zijn aan mensen die van nature over deze vaardigheden beschikken. Dat is het geval bij freelance grafisch ontwerper Patrick Pabeun, een kennis van mij die naar eigen zeggen “meer een dromerstype” is.

“Ik heb een tweelingzus die heel anders functioneert dan ik – zij heeft een baan als manager van een groot team en op de een of andere manier ook nog een sociaal leven. Ze doet aan yogalessen en organiseert minstens twee diners per week.” Patrick hoopt dat de apps hem zullen helpen een vergelijkbaar niveau van gemak te bereiken terwijl hij toch bezig blijft. “In een ideale wereld zou alles in harmonie naast elkaar bestaan,” zegt hij.

Dit roept de vraag op: is er nog plaats voor dromers in deze wereld? 

Socioloog Marc Bessin vindt dat een massale adoptie van deze apps niet echt moet worden gezien als een teken van vooruitgang. “De maatschappij pusht ons om onze activiteiten bij te houden en onmiddellijke resultaten te krijgen,” zegt hij. Om die reden hebben we de neiging om een meer langetermijnvisie op ons leven los te laten en uit het oog te verliezen hoe evenwicht er over het geheel genomen eigenlijk uitziet.

“Je hoeft niet altijd bezig te zijn met het organiseren van je dagelijks leven,” concludeerde Bessin. “Je hebt ook activiteiten nodig die je zinvol aanwezig laten zijn in het hier en nu.”

Dit artikel verscheen oorspronkelijk op VICE Frankrijk.

Volg VICE België en VICE Nederland ook op Instagram.