Hoe je als freelancer meer gedaan krijgt op een dag

Eigenlijk had dit artikel eerder gepubliceerd moeten worden, maar op het moment dat ik het had moeten schrijven, klapte ik m’n laptop dicht en ging ik een stukje wandelen om na te denken over wat ik precies wilde zeggen, hoe ik het wilde zeggen en met wie ik contact op zou moeten nemen. Ik liet m’n gedachten de vrije loop en concentreerde me niet op de deadline of het aantal woorden dat ik in de zeer nabije toekomst moest inleveren.

Daarna haalde ik een kop koffie, ging ik op mijn flexwerkplek zitten en maakte ik een lijstje met alle microdoelen die ik die dag wilde behalen: deskundigen mailen, een opzetje van het stuk maken en mijn verwarde gedachten in een extra documentje knallen dat niemand ooit zou zien. Zulke microtaken zijn met gemak van m’n to-dolijst af te strepen en zorgen ervoor dat ik me aan het einde van de dag voldaan voel. Het is mijn favoriete tactiek om productief te blijven.

Ik zou geen fulltime freelance-schrijver zijn als ik niet van schrijven hield, maar net als bij elke andere baan kunnen de taken, projecten en opdrachten nogal overweldigend en stressvol worden, wat kan leiden tot uitstelgedrag. Uren naar een scherm turen, dag in dag uit, is nogal vermoeiend – vooral met een paar dikke deadlines van langlopende projecten in het vooruitzicht.

Iedereen heeft eigen manieren om zo productief mogelijk te zijn. Een vriendin van me is digitaal assistent. Ze begint iedere ochtend tussen vijf en zes ‘s ochtends met werken, zodat ze na de lunch klaar is, waardoor ze de hele middag kan doen wat ze wil. Een andere vriendin, die ondernemer is, werkt fulltime en er heeft moeite mee om onverwachte dingen te regelen als ze ‘officieel’ al vrij is. Toch heeft ze kleine trucjes bedacht om haar droom te verwezenlijken.

Hoewel iedereen op een andere manier werkt, zijn er zeker een aantal tactieken die je kunnen helpen met het indelen van je tijd en het verbeteren van je productiviteit. Ik stelde de onderstaande lijst op met hulp van experts en mijn eigen ervaringen als fulltime freelancer.

Je bed is niet je kantoor. Je bad ook niet, en ook het lekkerste plekje op de bank waar je normaal gesproken altijd tv kijkt, is het niet. Maak van een bepaalde plek in je huis een werkplek, of het nou een hoekje van je keukentafel is of een opvouwbaar bureautje in je slaapkamer. Een toegewezen werkplek zorgt ervoor dat je in de juiste mindset terechtkomt om gefocust te werken. Viola Drancoli, een klinisch psycholoog uit New York, beaamt dat: “Een omgeving die de ruimte biedt om creatief te denken is goed voor de productiviteit.” Verder moet je werkruimte volgens haar opgeruimd, schoon en netjes zijn, zodat je “actief een sfeer creëert, waar je graag de meeste van je werkuren in doorbrengt.”

De neiging om nieuwe stories op Instagram te checken of erachter te komen wie jouw recentste tweet heeft geliket kan behoorlijk sterk zijn. Het is bewezen dat je een dopamine-kick krijgt als je het notificatiegeluidje op je telefoon hoort. Social media is zowel verslavend als afleidend, en iedere vijf minuten op je telefoon kijken draagt absoluut niet bij aan je productiviteit.

“Als je telefoon in het zicht ligt terwijl je zit te werken, gaat dat ten koste van je cognitieve capaciteit, terwijl je die hard nodig hebt voor het werk dat je aan het doen bent. Dat fenomeen noemen we ‘brain drain’,” zegt Itamar Shatz, promovendus aan de Universiteit van Cambridge en bedenker van Solving Procrastination. “In wezen werkt het zo: zelfs als je je telefoon niet actief gebruikt, weet je toch dat-ie er is, en wijd je er een klein deel van je hersencapaciteit aan. Dat kost je weer een deel van je concentratie, die je nodig hebt om aan je werk te zitten.”

Shatz haalt onderzoek aan waarin wordt gesuggereerd dat hoe meer afstand er tussen jou en je telefoon is, hoe beter het is. Leg ‘m dus ergens neer waar je ‘m niet kan zien, bijvoorbeeld in een laatje of in je tas. “En als je een echt pittige klus hebt, waar je langere tijd aan moet werken, is het daadwerkelijk beter als je je telefoon in een volledig andere kamer neerlegt.”

Begin je ook altijd met de kleinere klusjes op je to-dolijst? Misschien is het een idee om juist eerst de grotere dingen aan te pakken (mits je een bak koffie op hebt en de cafeïne is ingekickt). “Onderzoek wijst uit dat kleine veranderingen in je dagelijkse routine ons helpen dealen met permanente stressfactoren,” zegt Drancoli. Ze stelt voor om bijvoorbeeld het nemen van belangrijke beslissingen te verplaatsen naar het begin van de dag. Zo kun je “beslissingsmoeheid” voorkomen, oftewel het gegeven dat de kwaliteit van je beslissingen afneemt naarmate je er meer achter elkaar moet nemen. Geef je belangrijkste dagtaak dus prioriteit, maak ‘m netjes af, en probeer het momentum vast te houden.

Gebruik een agenda en houd je er consistent aan. Drancoli raadt aan om alle afspraken en klusjes die je op een dag hebt in je agenda te zetten, zodat je “cognitieve capaciteit vrijmaakt om op je ‘live feed’ te reageren: alle onverwachte dingen, telefoontjes, e-mails etc. die gedurende de werkdag tussendoor komen.”

Mensen die geen vaste werktijden hebben, zorg dat je ze voor jezelf opstelt. Op die manier blijf je op schema en weet je wanneer je kunt stoppen met werken. “Grenzen hebben en stellen is heel belangrijk als het op werk aankomt,” zegt psychotherapeut Lucas Saiter uit New York. “Zonder grenzen begint je werk door de sijpelen in je persoonlijke leven, en dat kost je veel productiviteit.” Iets plannen in de avond, zoals een etentje of naar de film gaan, kan uitstelgedrag voorkomen en je op het goede spoor houden.

Tijd vrijmaken waarin je eventjes niet werkt kan er juist voor zorgen dat je je dagtaken daadwerkelijk afkrijgt. Als freelancer stop ik op momenten die natuurlijk aanvoelen even met werken om bijvoorbeeld boodschappen te doen, mijn was op te hangen of andere klusjes te doen waar ik normaal gesproken niet naar uit zou kijken, maar die op zo’n werkdag als welkome pauzes dienen.

Drancoli moedigt haar cliënten aan om minstens een keer per dag een wekker te zetten, om even een halve minuut te nemen om te checken of je wel goed zit, rustig ademhaalt en je schouders ontspannen zijn. “Als je schouders opgetrokken zijn, je kaken opeen geklemd en je je gespannen voelt, kan dat een indicatie zijn dat je wat overweldigt bent door je werk. In dat geval kan je het beste even opstaan, een frisse neus halen, een beetje rekken. Na een paar weken worden dit soort check-ins routine. Af en toe even stilstaan bij je gemoedstoestand verhoogt je productiviteit.”

Een paar seconden rekken en strekken of een nieuwe bak koffie halen kan een fijne pauze zijn, maar als je net een grote klus hebt afgerond, of wanneer je echt vast komt te zitten, kun je beter echt even een flinke pauze inlassen. “Dagdromen draagt bij aan creativiteit. Vrij-associatief denken kan tot onverwachte, nieuwe inzichten leiden en oplossingen brengen voor problemen die daarvoor onoplosbaar leken,” zegt Drancoli. Een stukje wandelen of gewoon even buiten zitten kan al wat ruimte in je hoofd maken om de rest van de dag door te komen.

Waarschijnlijk breng je de meeste tijd door achter de computer. Dat betekent dat je geen archiefkasten vol troep nodig hebt om je werk te doen, maar een uitpuilende harde schijf kan hetzelfde effect hebben: stress en afleiding. Drancoli raadt dan ook aan om ook je computer grondig op te ruimen. Je bureaublad leeg, je inbox ook, oude documenten en andere troep rechtstreeks de prullenbak in. Als je dan aan het werk gaat, word je niet afgeleid.

“Productiviteit wordt vaak de nek omgedraaid door een overweldigende hoeveelheid aan externe stimuli, die het je moeilijk maken om je te concentreren, wat je motivatie vermindert en ervoor zorgt dat je meer uitstelgedrag gaat vertonen,” zegt ze. “Zoals uitgebreid wordt besproken binnen de neurowetenschappen worden we constant overladen met informatie, waar we mee proberen te dealen door te multitasken, wat weer leidt tot meer stress en minder productiviteit.”

Op vrijdag, aan het einde van mijn werkweek, verwijder ik alles wat ik niet langer nodig heb uit mijn downloads en Google Drive, zorg ik ervoor dat m’n agenda geüpdatet is voor de komende week, gooi ik alle afgevinkte to-dolijstjes weg en en zorg ik ervoor dat alle taken waar ik niet aan toe ben gekomen, meegenomen worden naar de volgende week.

Illustratie door Xavier Lalanne-Tauzia

—

Hou je ook zo van geld? Like VICE Money en ontvang dagelijks gratis geldverhalen: