Maximalfunktion

Diese 12 Tricks sollte jeder kennen, der Google Docs nutzt

Nervige Kollegen aus Dokumenten aussperren, schneller Links setzen und nie wieder Uni-Notizen abtippen müssen – Google Docs kann mehr, als du denkst.

von Johannes Drosdowski
28 Januar 2019, 9:23am

Bild: Google Docs Logo || Hintergrund: imago | Chromeorange || Bearbeitung: Motherboard

Hentai-Sex mit Tentakeln, rechte Trolle, schockierende Bilder von Geschlechtskrankheiten. Das Internet hat dir lange Zeit Dinge geboten, die zwar nicht unbedingt anziehend sind, auf die du aber trotzdem gespannt geklickt hast. Jetzt bist du alt und benutzt Google Docs.

Wenigstens bist du in deinem Langweiler-Dasein zwischen Masterarbeit und Büro-Notizen nicht alleine: 1,5 Milliarden Google-Mail-Accounts haben automatisch einen Zugang zu der Software; dazu kommen jede Menge Menschen, die sich mit anderen E-Mail-Adressen registriert haben. Die Online-Software ist nämlich nicht nur kostenlos und einfach zu bedienen, die Dokumente lassen sich auch schnell mit anderen teilen und gleichzeitig bearbeiten. Und so werden Millionen von Menschen in ihrer Arbeit gezwungen, ein Programm zu benutzen, bei dem die Chefinnen genau verfolgen können, wann und wie sie (nicht) arbeiten.

Aber Google Docs kann mehr, als die meisten wissen. Das Schreibprogramm bietet einige kaum bekannte Features, die dir nicht nur Zeit, sondern auch eine Menge Nerven sparen. Mit ein paar Tricks zimmerst du dir einen Dark Mode, schmeißt nervige Kollegen aus Dokumenten und diktierst Google deine Texte, ohne einen Finger zu rühren.

1. Diktier Google einfach, was es zu schreiben hat

Screenshot: Spracheingabe bei Google Docs
Spracheingabe starten und dann: deutlich reden | Bild: Screenshot | Google Docs

Ja, genau: Du kannst Google Docs Dinge diktieren. Vorbei sind die Zeiten, in denen du deine Hausarbeit eintippen musstest und deswegen eine Ausrede hattest, warum du deine wöchentlichen Putzaufgaben in der WG schleifen lässt. Jetzt hast du einen Sekretär, der alles aufschreibt, was du ihm sagst. Fast könntest du dich wie Don Draper in "Mad Men" fühlen – würdest du nebenbei nicht die Badewanne schrubben.

Vor dem Diktieren musst du nur auf "Tools" und "Spracheingabe" klicken und die passende Sprache auswählen. Weil künftige Leser deines Textes wahrscheinlich auf Satzzeichen bestehen, hat Google auch hierfür eine Option eingerichtet: Punkt, Komma, Frage- und Ausrufezeichen kannst du einfach diktieren. Die Befehle "neue Zeile" und "neuer Absatz" geben dem Text zusätzlich Struktur.

Es gibt noch andere Kommandos, etwa um im Text nach einem bestimmten Wort zu suchen oder einen Textabschnitt kursiv zu gestalten. Die funktionieren aber nur, wenn sowohl dein Google-Konto, als auch die entsprechende Datei, in der du arbeitest, auf Englisch eingestellt sind.

2. Hübsch dein Doc erst mal auf!

Dark Mode: OMG das sieht aus wie in einem schlechten Film über Hacker
Eine andere Farbe im Google Doc könnte dich in die richtige Schreibstimmung versetzen || Bild: Screenshot | Google Docs

Es gibt viele Gründe, warum Menschen im Dark Mode schreiben. Die einen wollen ihren Augen etwas Gutes tun, die anderen glauben, dabei besser denken zu können. Aber sind wir mal ehrlich: neon-grüne Schrift auf Schwarz? Eigentlich willst du dich nur wie ein cooler Hacker fühlen, während du dein Essay über Moral in Märchen des 15. Jahrhunderts verfasst.

Gehe dafür unter "Datei" auf "Seiteneinrichtung" und ändere die Seitenfarbe. Dabei kannst du auch gleich die richtigen Seitenränder und das Papierformat einstellen. Besonders wichtig und geheim sieht das Google Doc übrigens aus, wenn du auf 200 Prozent heranzoomst und dann den Vollbildmodus startest.

3. Arbeite im Team, aber behalte die Kontrolle

Screenshot: Freigabeeinstellungen bei Google Docs
Fahre in den "Freigeben"-Einstellungen über den Bereich links neben dem Bearbeiten-Stift und kicke nervige Kollegen raus | Bild: Screenshot | Google Docs

Oh wie schön: Gruppenarbeit! Jeder hängt sich rein und gibt sein Bestes, alle verbreiten Wissen – und Chaos. "Hier brauchen wir wirklich noch mehr Informationen und Quellen", steht im Kommentar am Rand. Am Ende antwortet niemand darauf, niemand fügt zusätzliche Quellen oder Informationen hinzu. Denn eine Sache ist nicht geklärt: Wer soll sich darum kümmern?

In Google Docs lässt sich das ganz leicht vermeiden, indem du die Anmerkung gezielt an eine Person richtest. Dafür musst du im Kommentar nur "@" eingeben und dann den Namen der Person dahinter setzen, so wie auch auf vielen Social-Media-Plattformen.

Aber dann das: Ihr habt es geschafft; der Bericht über die letzte "Teambuilding-Maßnahme" steht, und lässt eure Sauferei auf dem Baumblütenfest in der brandenburgischen Provinz erscheinen wie eine kulturelle und sinnvolle Aktivität. Das Dokument ist fertig und hat die Chefetage erreicht. Dumm nur, dass Paul das noch nicht gecheckt hat und das tut, was Paul immer tut: seinen Mund nicht halten. Deswegen kommentiert er mal eben noch, wie lustig es doch war, als alle bis in die Morgenstunden Flunkyball gespielt haben. Du solltest Paul eben rechtzeitig aus solchen Dokumenten aussperren. Google Docs gibt dir die Möglichkeit dazu.

Über "Freigeben" gelangst du zur Option "Erweitert". Dort kannst du sehen, wer alles Zugriff auf deine Datei hat und den Personen etwa die Schreibrechte entzeihen – oder sie ganz rausschmeißen.

Möchtest du einer Person nur das Dokument selbst zeigen, allerdings nicht die Kommentare, dann kopiere einfach die URL des Dokuments und entferne alles ab "/edit". Setze stattdessen "/preview" ein.

4. Shortcuts erleichtern dir das Leben

Statt einen Link zu setzen, kannst du bei Google Docs auch ein Lesezeichen als Referenz angeben
Markieren, Link-Symbol suchen, anklicken – das frisst Zeit. Mit Command/Steuerung + K geht das viel schneller | Bild: Screenshot | Google Docs

Links setzen, Fußnoten einfügen oder die gesamte Formatierung wieder rückgängig machen. Es ist beinahe dreist, wie viel deiner Lebenszeit du damit verbringst, deine Dokumente zu bearbeiten, obwohl alles Wichtige ja eigentlich schon drin steht. Besonders, wenn du währenddessen so viel Besseres machen könntest, wie etwa deinen Bonsai gießen, masturbieren oder Marie Kondo bingen, während die benutzten Kaffeetassen in der Küche eintrocknen.

Zum Glück gibt es aber einige Shortcuts für Google Docs, die du dir ansehen solltest, wenn du schneller mit deiner Arbeit fertig werden willst. Die praktischsten:

  • Hyperlinks setzen: Textstelle markieren, Mac: Command + K, PC: Steuerung + K
  • Wörter suchen und ersetzen: Mac: Command + Shift + H, PC: Steuerung + H
  • Fußnoten einfügen: Mac: Command + Alt + F, PS: Strg + Alt + F
  • Formatierung löschen: markieren, Mac: Command + Alt + 0, PC: Strg + Alt + 0
  • Wörter, Zeichen und Seiten zählen: markieren, Mac: Command + Shift + C, PC: Strg + Shift + C
  • Rückgängig: Mac: Command + Z, PC: Strg + Z
  • Seitenumbruch einfügen: Mac: Command + Enter, PC: Strg + Enter

5. Lass Google deine Texte übersetzen – ohne Zeichenbeschränkung

Bei Google Docs kannst du unter Tools die Übersetzungsfunktion anwählen
Die Übersetzungen sind nicht so gut, dass du jemandem daraus vorlesen möchtest, aber du kannst damit schnell erfassen, wovon ein Text in einer Fremdsprache handelt | Bild: Screenshot | Google Docs

Natürlich kannst du die wissenschaftliche Arbeit, die du für deine Hausarbeit lesen musst und die du nur auf Portugiesisch findest, in Google Translate einfügen und dir dort übersetzen lassen. Dauert halt. Denn das Maximum pro Übersetzung liegt dort bei 5.000 Zeichen.

Wenn du die Übersetzung also ein bisschen schneller haben willst, dann nutze dafür Google Docs. Kopier den Text einfach in ein leeres Dokument. Gehe dann über "Tools" auf "Dokument übersetzen" und wähle die richtige Sprache aus. Schon bekommst du eine Kopie des bisherigen Dokuments, nur eben in einer Sprache, die du verstehst – oder zumindest verstehen solltest. Denn so richtig toll funktioniert die Übersetzung nicht immer. Vor allem Lyrik scheint noch ein Problem zu sein. Der "Gangnam Style" zumindest liest sich in der Docs-Übersetzung so:

Übersetzung von
Im Deutschen hat PSYs "Gangnam Style" ganz klar Dada-Potenzial | Bild: Screenshot | Google Docs

6. Bekomm deine Akzente auf die Kette

Der Name Wiśniewski geschrieben mit dem Add-on
Wiśniewski ist der dritthäufigste Familienname in Polen. Toll, wenn du ihn jetzt richtig schreiben kannst! | Bild: Screenshot | Google Docs

Filip ist neu in eurem Team und Filip hat komische Schriftzeichen in seinem Nachnamen: Wiśniewski. Klar, dass du ihn trotzdem richtig schreiben willst. Denn erstens ist Filip dein Chef und zweitens bist du kein Arschloch.

Natürlich könntest du unter "Einfügen", "Sonderzeichen" den entsprechenden Buchstaben aufmalen. Mit Add-ons wie "Easy Accents" geht das alles aber schneller und einfacher. Dort kannst du die benötigte Sprache auswählen und in der Sidebar die Sonderzeichen anklicken, die du benötigst.

Aber Achtung, wie bei jedem Add-on musst du natürlich auch hier überlegen, ob es sich lohnt. Denn auch "Easy Accents" möchte von dir Berechtigungen: Es will Dokumente abrufen und verwalten, sich mit externen Diensten verbinden und externe Inhalte darstellen. Lösche Add-ons also besser wenn du sie nicht mehr benötigst. Dafür gehst du in der Menüleiste auf Add-ons (wo du dir "Easy Accent" auch runterladen kannst) und auf "Add-ons verwalten".

7. Gib Google Docs deine Uni-Mitschriften

Screenshot: Oben ein mit Hand geschriebener Text, unten die unsinnige Übersetzung in getippten Text von Google Docs
"Vagisshig"! Leider versteht Google genauso wenig, was Motherboard-Autor Hannes so schreibt, wie Menschen, denen er Postkarten schickt | Bild: Screenshot | Google Docs

Andere Studierende dürfen mit Laptop in die Vorlesung, aber an deinem Institut ist das strikt verboten. Denn deine Dozentinnen haben inzwischen gemerkt, dass ihr in "Linguistik Südostasiens" selten Notizen macht, und dafür viel auf 4chan rumlümmelt oder Schuhe shoppt. Es gibt trotzdem eine einfache Methode, deine Mitschriften für deine Kommilitonen leserlich zu digitalisieren, damit immer nur einer aus der Lerngruppe wirklich aufpassen muss: Fotografier die Zettel einfach ab und lade sie bei Google Drive hoch.

Wenn du die Datei jetzt anklickst und dann über die drei Punkte oben rechts "öffnen mit" "Google Docs" auswählst, verwandelt Google das Foto in Schrift. Je nach Handschrift kommt es natürlich zu kleinen oder großen Fehlern. Für die meisten dürfte es aber einfacher sein, als alles noch mal selbst zu tippen. Pro-Tipp: Der Trick funktioniert auch mit PDFs, und zwar deutlich besser.

8. Interne Links, Baby

In Google Docs kannst du rechts neben der Zoom-Einstellung die Titelart bestimmen
Einfach unter "Normaler Text" eine Überschriftart anwählen und schon taucht das Kapitel in der Gliederung auf | Bild: Screenshot | Google Docs

Bäm, deine Hausarbeit über das Liebesleben von Schnecken ist nahezu fertig! 23 Seiten feinster Inhalt, samt Querverweisen und Rückgriffen auf vorherige Kapitel. Wirkt super intelligent, ist aber momentan noch vor allem eins: super nervig. Ständig musst du rumscrollen, um zu sehen, ob du dich nicht irgendwo sinnlos wiederholst. Wenn du deinem Text ein klein wenig mehr Struktur verleihen willst, haben wir diese zwei Tipps für dich.

Erstens: Lege eine Dokumentenstruktur an. Dafür markierst du Überschriften und statt sie nur in eine größere Schriftart zu versetzen und zu fetten, klickst in der Menü-Leiste auf "Schriftarten". Dort kannst du zwischen Titel, Untertitel, Überschrift und einigen anderen Optionen wählen. Wenn du jetzt bei "Ansicht" auf "Dokumentenstruktur anzeigen" klickst, bekommst du deine Kapitel schön übersichtlich in einer Leiste links aufgelistet. Klickst du sie an, landest du sofort beim entsprechenden Textabschnitt.


Auch bei Motherboard: Die DIY Hornschock-Therapie


Für Omi, die den Text warum auch immer unbedingt lesen möchte, kannst du noch einen zweiten Trick anwenden: interne Links, oder Lesezeichen wie Google Docs sie nennt. Hast du Angst, dass deine Oma sich in Kapitel sechs nicht mehr genau daran erinnern kann, wie es dazu kommt, dass manche Schnecken ihre Geschlechtsorgane links haben? Dann setze einen Link, der sie zurück zu Kapitel zwei bringt, wo du genau das erklärst.

Dafür markierst du die Stelle in Kapitel zwei, gehst auf "Einfügen" und "Lesezeichen". Danach springst du zurück ins sechste Kapitel, markierst "rechts oder links liegende Geschlechtsorgane" und gehst dann auf das Linksymbol in der Menü-Leiste. Statt einen Link einzufügen, wählst du aber einfach das Lesezeichen aus. Exportierst du das Dokument am Ende als PDF, um es Omi zu schicken, bleiben die Links erhalten.

9. Rette alte Versionen deines Dokuments

So findest du den Versionsverlauf in Google Docs
Mit diesem Trick kannst du Daten zurückholen, von denen du dachtest, sie wären für immer verloren | Bild: Screenshot | Google Docs

Oha! Du und deine Kollegen, ihr habt eine Liste mit möglichen Geschäftspartnern verschlimmbessert. Irgendjemand hat alle Kontakte, die in der Vergangenheit abgesagt haben, aus dem Dokument gelöscht. Das war eine beschissene Idee. Besonders jetzt, wo ihr ihnen euer neues, tolles Projekt anbieten wollt, das sicher viel besser ist als die rotierende Klobürste, die niemand haben wollte. Was ihr jetzt braucht, ist die Liste, so wie sie vor zwei Monaten noch aussah.

So findest du alte Versionen von einem Dokument in Google Docs
Wie wäre es, wenn du deiner Liebslingsversion einen Namen gibst? | Bild: Screenshot | Google Docs

Nicht schlimm, denn die könnt ihr euch wieder zurückholen. Geh dafür unter "Datei" auf "Versionsverlauf". Dort kannst du die richtige Version heraussuchen. Gib ihr am besten auch einen neuen Namen, sodass nicht mehr nur das Datum da steht, sondern zum Beispiel "Kontakte vor Klobürsten-Katastrophe". Dann klicke einfach auf "Kopie" erstellen und schon hast du das ursprüngliche Dokument zurück, ohne dabei das aktuelle zu verlieren.

10. Bearbeite Bilder direkt im Doc

Screenshot Fotobearbeitung. 1945, Kanada: Frauen sägen vor einer Hütte Brennholz
Mach es wie diese Frauen und schneide das, was du brauchst, richtig zu || Bild: Screenshot | Google Docs || Bild: flickr | Bud Glunz | Lizenz: CC BY 2.0 ||

Du hast mal wieder super wichtige Daten ausgewertet und super viel wichtigen Text dazu gedichtet. Aber egal wie brillant deine Erkenntnisse sind – die Evaluierung deiner Wetterdaten aus dem Fichtelgebirge wird niemand lesen, wenn du sie nicht mit ein paar Bildern aufhübschst. Blöd nur, dass die Bilder, die schonmal jemand ins Google Doc gelegt hat, noch zugeschnitten und aufgehellt werden müssen. Die gute Nachricht: Du brauchst die Bilder dazu nicht extra zu Photosohp zu befördern, du kannst sie direkt in Google Docs bearbeiten.

Mache dazu einen Rechtsklick auf das Bild und wähle "Bildoptionen" aus. Dort kannst du Transparenz, Helligkeit und Kontrast einstellen. Um das Bild zuzuschneiden, wähle nach dem Rechtsklick "Bild zuschneiden".

11. Geh offline

In den Einstellungen in Google Docs kann man den Offline-Modus einstellen
Die Offline-Funktion kann dir auch helfen, wenn in deiner WG ständig das Internet ausfällt | Bild: Screenshot

Zug-Office! Während die anderen im Büro sitzen, bist du schon auf dem Weg in die Heimat zu Omas 80. Geburtstag. Damit du dir dafür nicht extra den Tag freinehmen musst, arbeitest du im Zug. Die Bahn und ihre durchwachsene Internet-Verbindung unterstützen dich dabei leider nur bedingt. Über Chrome kannst du dein Dokument aber auch ganz einfach offline bearbeiten.

Dafür brauchst du zuerst die Erweiterung für Google Docs Offline und genügend Speicherplatz auf deinem Gerät. Vom Startbildschirm von Google Docs oder Drive aus kannst du dann im Burger-Menü unter "Einstellungen" angeben, dass auch Offline auf Dateien zugegriffen werden kann. Danach wählst du – wieder auf dem Startbildschirm – die entsprechende Datei aus und stellst über das Drei-Punkte-Menü ein, dass sie offline zur Verfügung stehen soll.

So kannst du einen Text in Google Docs offline bearbeiten
Besonders praktisch: Wenn du offline arbeitest, kannst du dich nicht die ganze Zeit mit Motherboard ablenken | Bild: Screenshot | Google Docs

Wenn du jetzt offline gehst, werden alle deine Änderungen vorerst zwischengespeichert und dann, sobald du wieder im Internet bist, in die Online-Version übernommen.

12. Verwandle deine Google Docs in Offline-Dokumente

Screenshot: Ein Dokument aus Google Docs als PDF oder Word-Datei runterladen
Wichtig: Achte immer immer immer darauf, ob deine Comments auch Chef-geeignet sind | Bild: Screenshot | Google Docs

Dein Chef ist "technologiekritisch", seit er mal auf einen Link geklickt hat und sich dadurch einen Virus eingefangen hat. Jetzt weigert sich der Mann stur, selbst die Seiten zu öffnen, die ihm seine Mitarbeiter schicken – inklusive Google Docs. Damit er dein Werk trotzdem bestaunt und dir endlich ein wenig Respekt für deine Arbeit entgegenbringt, musst du dir etwas überlegen.

Unter "Datei", "Herunterladen als" kannst du dein Doc also in unterschiedliche Formate exportieren. Was du wählst, hängt auch davon ab, wie viel du zeigen willst. Das PDF enthält zum Beispiel das Dokument ohne Kommentare. Das ist dann besonders praktisch, wenn du in den Kommentaren mal wieder besonders ehrlich warst. Falls die Kommentare aber wichtig sind, etwa, weil darin noch Fragen oder Anmerkungen sind, die dein Chef sehen soll, dann exportiere die Datei als Word-Dokument. Darin werden die Kommentare übernommen und er kann darauf reagieren – wenn er will, sogar per Fax.

Folgt Johannes auf Twitter und Motherboard auf Facebook , Instagram , Snapchat und Twitter